Der erste Eindruck zählt – und genau hier kommst du ins Spiel. Gleichzeitig sorgst du mit Organisationstalent und einem strukturierten Arbeitsstil dafür, dass auch hinter den Kulissen alles reibungslos funktioniert.

Für unseren Kunden suchen wir ab August eine/n engagierte/n

EmpfangsmitarbeiterIn (m/w/d)

Einsatzort: 1220 Wien
Wochenstunden: 38,5 h/Woche (Montag bis Freitag)
Eintrittsdatum: August 2026

• Empfang & Gästebetreuung: Du bist die erste Ansprechperson für BesucherInnen, empfängst Gäste professionell und kümmerst dich um deren Betreuung sowie Bewirtung.
• Kommunikation: Du nimmst eingehende Telefonate entgegen, leitest diese weiter und pflegst Einträge in der Telefonanlage.
• Postmanagement: Du bearbeitest den Postein- und -ausgang, koordinierst Kurierdienste und verwaltest interne sowie externe Archivunterlagen.
• Office Management: Du unterstützt bei allgemeinen organisatorischen und administrativen Aufgaben und sorgst für einen reibungslosen Büroalltag.
• Daten- & Ressourcenverwaltung: Du pflegst Mitarbeiterdaten, verwaltest Parkkarten, Poolfahrzeuge sowie Besprechungsräume und unterstützt bei der Ressourcenplanung.
• Bestellwesen: Du organisierst den Betriebs- und Bürobedarf, führst Preisvergleiche durch, kontrollierst Wareneingänge und prüfst Rechnungen.
• Facility Support: Du unterstützt bei organisatorischen Themen rund um das Gebäude, wie der Verwaltung von Schließsystemen oder der Koordination von Betriebsarztterminen.

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung von Vorteil
• Berufserfahrung im Empfang, Office Management oder in einer vergleichbaren Assistenzfunktion
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Word, Excel und Outlook
• Freundliches, professionelles und serviceorientiertes Auftreten
• Organisationsgeschick sowie eine strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
• Hohe Zuverlässigkeit, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
• Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit und Freude am Umgang mit Menschen
• Belastbarkeit sowie ein lösungsorientierter Arbeitsstil

• Eine abwechslungsreiche Position mit einer Kombination aus Empfang und Organisation
• Ein modernes Arbeitsumfeld mit geregelten Arbeitszeiten von Montag bis Freitag
• Ein kollegiales Team mit wertschätzender Zusammenarbeit
• Attraktive Benefits wie ein Essenszuschuss sowie weitere MitarbeiterInnenvorteile
• Parkmöglichkeiten am Standort sowie eine gute öffentliche Erreichbarkeit

Das vorgesehene Gehalt für diese Position beträgt ab € 2.500,- brutto pro Monat (auf Basis Vollzeit). Die Überzahlung je nach Qualifikation und Erfahrung wird individuell vereinbart.

Über easystaff human & resources GmbH

easystaff human & resources GmbH ist ein österreichisches Unternehmen und einer der führenden HR-Experten Österreichs und seit über 20 Jahren am Markt. Mit einem breitgestreuten Dienstleistungsangebot stehen wir als Anlaufstelle für personalsuchende Unternehmen/Brands, wie auch als Ansprechpartner für motivierte JobinteressentInnen zur Seite – mit der Mission die besten Synergien für beide Seiten zu finden.
In einem gemeinsamen Prozess unterstützen wir Sie ab dem Eingang Ihrer Bewerbung bis zur finalen Jobzusage.